打造自己專屬的行動辦公室
打造自己專屬的行動辦公室 /文教行銷部 施富川
在網際網路盛行的現在，如何利用資訊科技的便利性，打造一個無所不在的行動辦公室，是目前所有企業及學校單位刻不容緩的工作之一。在早期企業及學校為了與其他國家的合作對象進行雙向的溝通與互動時，大多會採用類似Polycom的系統來進行多方的視訊會議，但是由於這樣的設備及後續維護的費用相當昂貴，導致購置設備後使用率偏低，最後即閒置不用相當可惜。其實並不是這樣的設備不好，而是在於早期利用H.323通訊技術的設備，必須利用數據專線及特有的專屬設備，導致使用的場所會受限於目前已經建置的空間，無法達到｢隨時隨地｣的效果。
就以目前大多數網際網路的用戶來說，大家已經都相當習慣利用MSN、Yahoo Messenger或Skype來與同事或朋友進行線上即時的互動，主要就是拜網際網路的普及化所賜，讓使用者可以輕鬆的與世界各地的用戶進行即時的溝通。但是由於這類通訊工具都是屬於公共或免費的系統，無法有效進行管理及運用，在加上溝通的方式進侷限於文字及語音，在企業或是教學的使用上確由遺珠之憾，如果企業或學校能夠在花費很少的經費就能夠打造一個私人擁有的溝通互動平台，我想這是很多人都引領企盼的，其實要建置這樣的環境，並不如大家想像中的那麼困難，現在就有一個功能強大、價格陽春的解決方案要推薦給各位。
HomeMeeting是近年研發同步互動系統相當成功的一家公司，JoinNet系統更是目前許多企業及學校已經在採用的同步通訊系統，特別是兩岸三地的企業及目前正在利用網路教學的學校單位，已經利用這套系統在台灣創造出許多成功應用模式。為了讓更多的小型企業、微型企業及老師個人可以擁有這樣的系統，HomeMeeting公司已經成功研發出行動辦公室的同步互動系統供這類客戶進行建置。客戶僅需準備一台Windows XP的一般PC、固定IP的網際網路連線，即可打造一個自己專屬的同步溝通平台，以既有的通訊加密技術，各位不用害怕被駭客入侵或資料被竊取的疑慮。
除了保有多人文字及語音互動的功能之外，JonNet系統擁有比其他IM系統更多的互動功能，其功能及特色如下說明：
專屬的入口網站
JoinNet的行動辦公室可以讓全球的使用者透過瀏覽器即可觀看到(如圖一)的行動辦公室專屬頁面，在此網頁中除了可以讓擁有者自行編輯入口網站的頁面之外，還可以依照自己的用途屬性來建立多間個人或團體的專屬會議室，您可以依｢部門｣、｢用途｣、｢個人｣或｢會議室｣來進行分類，並賦予該會議室的主持人權限，供其自行開啟及管理會議的功能。一般訪客也可以透過此頁面直接進入已經開啟的會議室中餐與會議，當會議室的擁有者不在會議室時，還請進行影音的留言。
圖二：文件上傳及手寫註記
圖三：桌面共享功能
圖四：即時照相上傳及手寫註記
內部專屬的IM(Instant Message)系統
很多企業為了避免員工利用MSN等IM系統處理非公務上的事情，影響工作的效率及企業的紀律，甚至可能會造成企業內部機密外洩的問題，通常會透過網際網路的設定，限制員工使用類似的IM系統。其實IM系統在企業內部作為溝通的管道是相當經濟實惠的解決方案，主要是因為無法限制使用者的身分而導致企業乾脆關閉此聯繫管道。JoinNet為了解決這樣的問題，特別開發類似的模組功能，讓企業內部擁有帳號的用戶可以利用IM的方式進行溝通及資訊的傳遞，解決了一般MSN無法知道對方是誰的問題，又能達到MSN的便利性。除此之外，如果雙方有需要進行即時的影音互動，也可以透過HomeMeeting Messenger的功能，邀請或直接進入對方的同步影音互動會議室進行討論，所有會議的過程都可以進行全程的錄影，錄影檔也可以透過該會議室主持人的設定，分享給其他的使用者下載或線上觀看。
圖五：類似MSN的IM介面
圖六：IM的其他強大功能
問卷投票功能
在進行視訊會議時，如果需要進行即時的意見彙整，那JoinNet的問卷投票功能就相當的實用，可以啟動｢統計問卷｣功能讓所有與會者進行線上的即時投票，並可以將結果馬上送到電子白板上進行公佈。除了問卷收集的用途之外，在學校也可以利用次系統來進行學生的隨堂測驗，讓老師即時了解學生在上課後的反應，包含：還在不在電腦前面、上課的內容是否了解、…等，讓老師可以得到學生即時的反饋，以作為是否馬上進行補救教學的依據。
圖七：進行線上即時的問卷投票
圖八：馬上將投票結果上傳
錄影檔案的管理
所有會議的過程，主持人都可以自行決定是否要進行會議錄影，當主持人啟動會議錄影後，所有會議的過程都將會以JoinNet影音檔案格式儲存在伺服器當中，主持人可以進行錄影檔案的管理，包含：刪除、下載、分享、上傳、….等。錄影檔案也可以透過JoinNet提供的編輯工具進行剪輯，剪輯過後的檔案還是可以上傳到伺服器上供其他使用者線上觀看或下載。檔案的分享方式可分為完全分享及針對某人分享的方式，用戶端要觀看會議錄影時，同樣僅需裝JoinNet用戶端程式及可以進行線上觀看或下載後開啟檔案觀看。
在網際網路盛行的現在，如何利用資訊科技的便利性，打造一個無所不在的行動辦公室，是目前所有企業及學校單位刻不容緩的工作之一。在早期企業及學校為了與其他國家的合作對象進行雙向的溝通與互動時，大多會採用類似Polycom的系統來進行多方的視訊會議，但是由於這樣的設備及後續維護的費用相當昂貴，導致購置設備後使用率偏低，最後即閒置不用相當可惜。其實並不是這樣的設備不好，而是在於早期利用H.323通訊技術的設備，必須利用數據專線及特有的專屬設備，導致使用的場所會受限於目前已經建置的空間，無法達到｢隨時隨地｣的效果。
就以目前大多數網際網路的用戶來說，大家已經都相當習慣利用MSN、Yahoo Messenger或Skype來與同事或朋友進行線上即時的互動，主要就是拜網際網路的普及化所賜，讓使用者可以輕鬆的與世界各地的用戶進行即時的溝通。但是由於這類通訊工具都是屬於公共或免費的系統，無法有效進行管理及運用，在加上溝通的方式進侷限於文字及語音，在企業或是教學的使用上確由遺珠之憾，如果企業或學校能夠在花費很少的經費就能夠打造一個私人擁有的溝通互動平台，我想這是很多人都引領企盼的，其實要建置這樣的環境，並不如大家想像中的那麼困難，現在就有一個功能強大、價格陽春的解決方案要推薦給各位。
HomeMeeting是近年研發同步互動系統相當成功的一家公司，JoinNet系統更是目前許多企業及學校已經在採用的同步通訊系統，特別是兩岸三地的企業及目前正在利用網路教學的學校單位，已經利用這套系統在台灣創造出許多成功應用模式。為了讓更多的小型企業、微型企業及老師個人可以擁有這樣的系統，HomeMeeting公司已經成功研發出行動辦公室的同步互動系統供這類客戶進行建置。客戶僅需準備一台Windows XP的一般PC、固定IP的網際網路連線，即可打造一個自己專屬的同步溝通平台，以既有的通訊加密技術，各位不用害怕被駭客入侵或資料被竊取的疑慮。
除了保有多人文字及語音互動的功能之外，JonNet系統擁有比其他IM系統更多的互動功能，其功能及特色如下說明：
專屬的入口網站
JoinNet的行動辦公室可以讓全球的使用者透過瀏覽器即可觀看到(如圖一)的行動辦公室專屬頁面，在此網頁中除了可以讓擁有者自行編輯入口網站的頁面之外，還可以依照自己的用途屬性來建立多間個人或團體的專屬會議室，您可以依｢部門｣、｢用途｣、｢個人｣或｢會議室｣來進行分類，並賦予該會議室的主持人權限，供其自行開啟及管理會議的功能。一般訪客也可以透過此頁面直接進入已經開啟的會議室中餐與會議，當會議室的擁有者不在會議室時，還請進行影音的留言。
圖一：專屬的入口網站
支援多國語系
為了因應全球化的需求，目前JoinNet系統支援｢英文｣、｢繁體中文｣、｢簡體中文｣及｢日本語｣四種語系，使用者可以自行安裝及設定自己適用的語系，以免受限於語系的而造成操作上的困擾。
影音多媒體互動環境
除了維持IM既有的文字及語音互動環境之外，JoinNet系統還提供了電子白板、共同瀏覽網頁、遠端操控、影音視訊、問卷投票、主持權移轉、發言權管控的功能。為了讓使用者可以輕鬆上傳會議的內容，系統提供了類似列印的功能，讓使用者可以使用列印的方式將所有可以列印內容上傳至電子白板來進行討論，並且利用電子白板既有的功能進行手寫註記(圖二)，以增加討論的效率。如果需要進行系統操作畫面的討論，還可以利用桌面共享的功能(圖三)，將使用者的電腦畫面廣播到所有人的螢幕前。系統還提供拍照上傳及螢幕截取的功能(圖四)，可以利用DV或WebCAM將即時的畫面拍照上傳至電子白板中來進行討論，或利用螢幕擷取功能將主持人的畫面靜態擷取至電子白板上。
支援多國語系
為了因應全球化的需求，目前JoinNet系統支援｢英文｣、｢繁體中文｣、｢簡體中文｣及｢日本語｣四種語系，使用者可以自行安裝及設定自己適用的語系，以免受限於語系的而造成操作上的困擾。
影音多媒體互動環境
除了維持IM既有的文字及語音互動環境之外，JoinNet系統還提供了電子白板、共同瀏覽網頁、遠端操控、影音視訊、問卷投票、主持權移轉、發言權管控的功能。為了讓使用者可以輕鬆上傳會議的內容，系統提供了類似列印的功能，讓使用者可以使用列印的方式將所有可以列印內容上傳至電子白板來進行討論，並且利用電子白板既有的功能進行手寫註記(圖二)，以增加討論的效率。如果需要進行系統操作畫面的討論，還可以利用桌面共享的功能(圖三)，將使用者的電腦畫面廣播到所有人的螢幕前。系統還提供拍照上傳及螢幕截取的功能(圖四)，可以利用DV或WebCAM將即時的畫面拍照上傳至電子白板中來進行討論，或利用螢幕擷取功能將主持人的畫面靜態擷取至電子白板上。
圖二：文件上傳及手寫註記
圖三：桌面共享功能
圖四：即時照相上傳及手寫註記
內部專屬的IM(Instant Message)系統
很多企業為了避免員工利用MSN等IM系統處理非公務上的事情，影響工作的效率及企業的紀律，甚至可能會造成企業內部機密外洩的問題，通常會透過網際網路的設定，限制員工使用類似的IM系統。其實IM系統在企業內部作為溝通的管道是相當經濟實惠的解決方案，主要是因為無法限制使用者的身分而導致企業乾脆關閉此聯繫管道。JoinNet為了解決這樣的問題，特別開發類似的模組功能，讓企業內部擁有帳號的用戶可以利用IM的方式進行溝通及資訊的傳遞，解決了一般MSN無法知道對方是誰的問題，又能達到MSN的便利性。除此之外，如果雙方有需要進行即時的影音互動，也可以透過HomeMeeting Messenger的功能，邀請或直接進入對方的同步影音互動會議室進行討論，所有會議的過程都可以進行全程的錄影，錄影檔也可以透過該會議室主持人的設定，分享給其他的使用者下載或線上觀看。
圖五：類似MSN的IM介面
圖六：IM的其他強大功能
問卷投票功能
在進行視訊會議時，如果需要進行即時的意見彙整，那JoinNet的問卷投票功能就相當的實用，可以啟動｢統計問卷｣功能讓所有與會者進行線上的即時投票，並可以將結果馬上送到電子白板上進行公佈。除了問卷收集的用途之外，在學校也可以利用次系統來進行學生的隨堂測驗，讓老師即時了解學生在上課後的反應，包含：還在不在電腦前面、上課的內容是否了解、…等，讓老師可以得到學生即時的反饋，以作為是否馬上進行補救教學的依據。
圖七：進行線上即時的問卷投票
圖八：馬上將投票結果上傳
錄影檔案的管理
所有會議的過程，主持人都可以自行決定是否要進行會議錄影，當主持人啟動會議錄影後，所有會議的過程都將會以JoinNet影音檔案格式儲存在伺服器當中，主持人可以進行錄影檔案的管理，包含：刪除、下載、分享、上傳、….等。錄影檔案也可以透過JoinNet提供的編輯工具進行剪輯，剪輯過後的檔案還是可以上傳到伺服器上供其他使用者線上觀看或下載。檔案的分享方式可分為完全分享及針對某人分享的方式，用戶端要觀看會議錄影時，同樣僅需裝JoinNet用戶端程式及可以進行線上觀看或下載後開啟檔案觀看。
圖九：錄影檔可獨立分享給特定人觀看
其他的應用
同步系統目前在企業及學校的應用的越來越廣泛，由於系統本身的便利性，造成越來愈多的企業及學校老師願意利用這樣的系統來與其他人進行網路上的溝通及互動，其普遍的應用方式如下：
1. 企業單位：跨部門的會議(兩岸三地)、設計及研發會議、線上客服、線上產品說、網路座談會、員工教育訓練、網路讀書會、協同合作、…等。
2. 學校單位：研究生會議、線上家教、邀請專家演講、協同教學、網路諮商、網路面授、課後輔導、…。
其他的應用
同步系統目前在企業及學校的應用的越來越廣泛，由於系統本身的便利性，造成越來愈多的企業及學校老師願意利用這樣的系統來與其他人進行網路上的溝通及互動，其普遍的應用方式如下：
1. 企業單位：跨部門的會議(兩岸三地)、設計及研發會議、線上客服、線上產品說、網路座談會、員工教育訓練、網路讀書會、協同合作、…等。
2. 學校單位：研究生會議、線上家教、邀請專家演講、協同教學、網路諮商、網路面授、課後輔導、…。
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